Štátne IT 2.0 – Dokážeme konečne, že informatizácia vytvorí hodnotu za peniaze?

17. október 2018, odkaz na mediálny blog

Keď sme pred dvoma rokmi vstupovali do hodnotenia projektov informatizácie, verejný ani odborný obraz o stave e-governmentu nebol veľmi lichotivý. So spustením nového obdobia európskych fondov v informatizácii (cca od 2015) prešli pravidlá schvaľovania projektov reformou. Každý projekt musí mať svoju štúdiu uskutočniteľnosti a počítať prínosy aj náklady.
Projekty sa tiež  zlepšujú, ale ideálny svet sme zatiaľ nedosiahli. Často to doteraz vyzeralo tak, že na ekonomické posúdenie sme mali len hrubý rozpočet a prínosy, ktoré neboli zmerané, ale boli výsledkom „expertného odhadu“. Prirodzene, skutočné hodnotenie takýchto projektov bolo náročné. Tieto výhrady sme si však už dlhšie uvedomovali. V auguste sme preto spolu s úradom podpredsedu vlády pre informatizáciu doplnili pravidlá pre ich prípravu. Dôraz je na merateľné a dosiahnuteľné benefity a priblíženie sa k riešeniam, aké fungujú v krajinách s najlepším štátnym IT a v súkromnom sektore. Prvé projekty informatizácie, ktorých sa zmena týkala, sme schvaľovali minulý týždeň.

Bez reformy nie sú prínosy

Prínosy sa neukrývajú v nových informačných systémoch, ale v zmene komunikácie medzi štátom a klientom (občanom alebo podnikateľom), ktorú IT umožní. Práve na „reformu procesov“ sa preto bude klásť väčší dôraz. V ideálnom svete porovnáme rôzne alternatívy.
Predstavme si napríklad, že by sme sa zamerali na jednoduchú životnú situáciu: výmenu značiek na vozidle po zmene okresu trvalého bydliska. Procesne by sa dalo okrem zachovania súčasného stavu aj vydávať nové EČV automaticky (poslať ich majiteľovi auta domov) alebo EČV nemeniť vôbec a upraviť registre ministerstva vnútra tak, aby dokázali vozidlo evidovať aj bez výmeny. Aj takáto zdanlivo malá úprava môže súhrnne všetkým občanom usporiť obrovské množstvo času aj peňazí. Zároveň však nie každá zmena procesov si vyžaduje veľké IT riešenie.
Okolo dobre nastavených procesov buduje organizácia informačný systém. IT riešenie zrýchli prácu občanom, ale aj úradníkom (zväčša ešte stále informatizuje papierový svet). Očakávame teda, že zvýšená efektívnosť sa prejaví aj v nižších nákladoch na prevádzku štátnych úradov.

IT riešenie a jeho cena

Ak najviac benefitov môžu priniesť zmeny v procesoch, najväčšia úspora spočíva v tom, ako komplikovaný a sofistikovaný systém si štát objedná. Keď investor rozmýšľa nad takýmto riešením, musí sa dobre zamyslieť, aké funkcie potrebuje, čo bude automatizované úplne, čo nie a či potrebuje systém „na zákazku“ alebo si vystačí s nákupom a úpravou existujúceho softvéru.
Do prípravy projektov preto zavádzame trhové konzultácie s potenciálnymi dodávateľmi. Nie je to nič nové, používa sa pri iných verejných zákazkách a podobne postupujú aj súkromné firmy. Z konzultácií získame prehľad o riešeniach a ich cenách. Diskusia navyše môže pomôcť nájsť riešenia, ktoré dokážu firmy ľahšie realizovať, otvára sa tak širšia súťaž.
Rozpočet IT systému bude po novom vždy rozdelený na čo najmenšie logické celky. Zámer je porovnať náklady týchto menších „modulov“ voči už existujúcim riešeniam. Náklady na nakupovaný hardvér a softvér budú zase rozdelené na kusy a jednotkové ceny. Očakávame množstevné zľavy oproti katalógom, ktoré dodávatelia bežne veľkým obstarávateľom poskytujú. Pred schválením projektu si ešte odhad nákladov potvrdíme prostredníctvom prieskumu trhu.

Uveriteľné prínosy

Prínosy projektov musia byť realistické a po novom riadne zmerané. Pri meraní prínosov štátnych IT projektov sme doteraz boli zvyknutí, že nám ich nadiktoval nejaký expertný odhad. Presne takto by sa to robiť nemalo, treba vychádzať z vlastných nameraných dát. Dá sa to. Ak práve nemáme informačný systém, ktorý nám povie, koľko času s vybavovaním na úradoch strávil v priemere klient a koľko úradník, dajú sa použiť „time tracker“ aplikácie na sledovanie úloh zamestnancov alebo sa môže vykonať meranie priamo „v teréne“ na úrade či simulácia s menšou vzorkou klientov.
Takto je treba merať prínosy všetkých zmysluplných alternatív. Pri miliónových projektoch sa čas venovaný meraniam oplatí. Spoločensky návratný projekt nestačí, chceme ukázať, že projekt prináša najvyššiu hodnotu za peniaze. Ak je totiž proces transparentný, je ťažšie pochybovať o výsledku. Tieto zásady sme zhrnuli do novej metodickej príručky, ktorá odteraz platí pre všetky projekty. Pre fajnšmekrov je celá tu: https://goo.gl/wHLb3B

Juraj Mach
Útvar hodnoty za peniaze, MF SR

Ak vás zaujíma naša práca, sledujte nás